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通常異地進行會議基本上委托當?shù)貦C構(gòu)代理，車輛調(diào)度觸及到主辦者與代理方的溝通，還觸及到會議進行地的車源問題。

對于主辦方，通常只提出用車請求及安排請求，而代理公司則要考慮時間安排、預(yù)定的合理車輛數(shù)目、行走時間及線路等等。

因此，主辦方應(yīng)當提前告訴代理方相對準確的與會者到達時間、人數(shù)、此時間段內(nèi)到達客人的身份及車輛使用標準，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時希望采用的彌補措施及愿意為此承擔的代價。

重要的性會議、行業(yè)重要會議、知名公司全球或者大區(qū)會議，參與者通常人數(shù)較多，身份較，若是在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成問題，若是在異地進行，那么車輛調(diào)度就需要好好研究。